Biaya adalah sejumlah input (faktor produksi) yang digunakan untuk menghasilkan suatu output. Oleh karena itu dalam menghitung biaya kita perlu mengenali jenis input yang digunakan untuk menghasilkan output. Pengenalan terhadap jenis input tersebut sangat membantu dalam merinci komponen biaya.
Dalam perhitungan biaya satuan pelayanan kesehatan ada beberapa langkah yang perlu dilakukan :
Langkah pertama
Melakukan identifikasi sumber biaya yang di dapat (pendapatan) oleh puskesmas untuk melakukan kegiatannya. Untuk itu diperlukan adanya rincian setiap biaya yang dikeluarkan tanpa memperhatikan pengelompokannya (dikumpulkan secara menyeluruh). Hal yang mencangkup dalam langkah ini termasuk menjabarkan dengan jelas setiap sumber biaya tersebut menurut komponen biayanya, misalnya biaya operasional tidak tetap : obat-obatan, telepon, air dan listrik serta biaya operasional tetap : gaji pegawai dan pemeliharaan
Langkah kedua
Melakukan identifikasi pusat–pusat biaya yang ada di puskesmas yaitu setiap unit struktural (jika ada) maupun unit fungsional di dalam puskesmas yang mengunakan biaya dalam melaksanakan kegiatannya. Umumnya pusat–pusat biaya ini dapat dikelompokan menjadi dua jenis yakni :
- Pusat biaya pemasukan/produksi (revenue producing cost centers) yaitu unit yang langsung memberikan pelayanan kepada pasien atau dapat dikatakan unit yang dapat mengklaim langsung output pasien, contoh unit rawat jalan dan unit rawat inap (bagi puskesmas dengan tempat perawatan).
- Pusat biaya pengeluaran/penunjang (non revenue producing centers) yaitu unit yang keberadaannya menunjang unit produksi, contoh laboratorium, apotik, administrasi dan unit penunjang lainnya.
Langkah ketiga
Menghitung besarnya biaya asli dari tiap-tiap unit penunjang dan produksi yang diuraikan menurut jenis biaya (investasi dan operasional) dan komponen-komponennya. Komponen biaya investasi antara lain biaya gedung, peralatan medis, non medis dan sejenisnya. Komponen biaya operasional antara lain : honorarium, obat, alat medis dan non medis yang habis pakai (kasa, kapas dll.).
Biaya asli setiap unit penunjang dan produksi ini adalah semua biaya yang telah digunakan untuk waktu tertentu, biasanya satu tahun.
Untuk menghitung biaya investasi dalam setahun termasuk biaya penyusutan, dalam hal ini menggunakan metode Annualized Investment Cost ( AIC ).
Langkah keempat
Setelah hasil dari langkah ketiga diperoleh, maka langkah selanjutnya yaitu memindahkan biaya asli setiap unit penunjang ke setiap unit produksi yang terkait. Hal ini disebut dengan pengalokasian biaya karena pada dasarnya unit penunjang memindahkan biaya asli yang secara berbeda jumlahnya ke unit–unit produksi terkait, maka tidak akan ada lagi biaya tersisa di satu unit penunjang.
Dengan demikian biaya akhir yang ada di setiap unit produksi itu sendiri ditambah dengan biaya tindakan dari unit penunjang. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan UC layanan yang diberikan selama setahun yang sama. Kegiatan alokasi biaya ini dilakukan untuk setiap jenis biaya dan komponennya masing–masing.
Untuk dapat melakukan alokasi biaya dengan benar maka harus dilakukan dua langkah :
- Langkah pertama, melakukan identifikasi hubungan atau kaitan antara unit penunjang dengan unit produksi
- Langkah kedua, menentukan ukuran dasar alokasi yang akan digunakan artinya kalau ingin dialokasikan biaya dari bagian administrasi ke unit lainnya, maka harus ditentukan lebih dahulu ukuran dasar yang dipakai, dalam hal ini biasanya digunakan jumlah pegawai. Dengan demikian setiap alokasi biaya dari bagian administrasi akan di alokasikan dengan menggunakan jumlah seluruh pegawai puskesmas sebagai penyebut dan jumlah pegawai di unit yang bersangkutan yakni : a). Umum ; volume biaya dimasing – masing unit b). Kebersihan ; meter persegi luas lantai,
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk mendistribusikan biaya dari unit–unit penunjang ke unit–unit produksi dari metode yang sederhana sampai yang amat rumit ( Young, 1984 )
1). Simple Distribution Method
Metode ini adalah yang paling sederhana dalam pelaksanaan perhitungan. Metode ini mengabaikan adanya kemungkinan kaitan antara unit penunjang dengan unit produksi. Dengan demikian halnya akan terjadi alokasi biaya dari unit penunjang ke unit produksi dengan menggunakan dasar alokasi yang sesuai dengan unit penunjang masing–masing
2). Stepdown Method
Perbedaan dasar metode ini dengan simple distribution yaitu pada pengakuan metode ini terhadap adanya secara nyata hubungan atau kaitan antara unit penunjang itu sendiri. Dengan demikian, maka dalam perhitungan akan lebih kompleks dibandingkan dengan simple distribution. Kaitan antara sesama unit penunjang dan unit produksi ini harus terlebih dahulu ditentukan, dalam hal ini harus ditentukan unit penunjang mana yang paling banyak memberikan kontribusinya akan diletakan pada uraian tertinggi dalam susunan alokasi biaya, sedangkan yang paling kecil kontribusinya akan diletakan pada urutan yang paling bawah. Dalam proses alokasi selanjutnya, sesuai unit penunjang yang paling banyak konstribusinya telah dialokasikan biaya aslinya, maka unit ini tidak akan mendapat alokasi lagi dari unit diperingkat yang lebih rendah.
3). Double Distribution Method
Secara teknis metode ini hampir sama dengan metode stepdown, perbedaannya hanya pada cara alokasi biaya yang dilakukan pada dua tahap. Selain itu adanya kontribusi antara unit penunjang dilakukan secara nyata artinya dalam hal ini tidak ada penutup suatu unit penunjang yang telah mengalami alokasi biaya aslinya. Dengan demikian pada unit penunjang tersebut mempunyai kemungkinan mendapat biaya alokasi dari unit penunjang lainnya.
Pada tahap kedua, seluruh biaya yang ada di unit penunjang dipindahkan keseluruh unit produksi terkait untuk mendapatkan TC dari unit produksi. Setelah didapat biaya asli dan biaya alokasi yang didapat , maka UC dari jasa layanan tersebut dapat diketahui dengan membagi jumlah layanan yang diberikan unit tersebut selama kurun waktu tertentu
4). Multiple Distribution
Alokasi biaya dilakukan berulang–ulang termasuk juga antara sesama unit produksi. Dari keempat metode tersebut, berdasarkan beberapa pengalaman ternyata metode distribusi ganda (double distribution) yang cocok untuk dilakukan karena alokasi antar unit produksi tidak perlu dilakukan (Gani dkk, 1989)