Menurut definisi kamus terbitan Institute of Public Relations (IPR), yakni sebuah lembaga humas terkemuka di Inggris dan Eropa, terbitan bulan November 1987, “ humas adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memeliharaniat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya”.
Jadi, humas adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasi sedemikian rupa sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya itu berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Pada pertemuan asosiasi-asosiasi humas seluruh dunia di Mexico City, Agustus 1978, ditetapkan definisi humas sebagai berikut:
Humas adalah suatu seni sekaligus disiplin ilmu sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan, memprediksikan setiap kemungkinan konsekuensi dari setiap kegiatannya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, dan mengimplementasikan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan atau kepentingan khalayaknya.
Menurut Frank Jefkins, public relations adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. Sasaran humas adalah sasaran komunikasi manajemen. Dalam usaha mencapai tujuan manajemen secara efektif, salah satunya adalah hubungan dengan karyawan (employee relations) sebagai publik internal.
Rhenald Kasali mengatakan bahwa, public relations adalah suatu pendekatan strategis dengan menggunakan konsep-konsep komunikasi dengan cara membujuk (persuasive). Tugas public relations adalah membina hubungan yang baik dengan berbagai pihak. Pengertian humas sebagai fungsi yang melekat pada manajemen organisasi, tujuan utamanya adalah membentuk goodwill, toleransi, kerjasama, saling mempercayai, saling pengertian, dan saling menghargai serta untuk membentuk opini publik yang positif berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun ke luar (external relations).
Berdasarkan ciri khas kegiatan public relations, maka fungsi public relations menurut Cutlip, Centre dan Canfield adalah:
- Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
- Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dengan menyebarkan informasi dari organisasi ke publiknya dan menyalurkan opini publik pada orgaisasi.
- Melayani publik dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan manajemen demi kepentingan umum.
- Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya, sebagai khalayak sasarannya.
Ada dua hal yang sangat mempengaruhi tingkat efektifitas humas internal, yaitu:
- Keterbukaan pihak manajemen.
- Kesadaran pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan pegawai.
Keberadaan seorang manajer komunikasi (kepala humas) yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber daya teknis. Public relations merupakan fungsi manajemen yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi, dan dipergunakan untuk memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan. Fungsi manajemen yang dilaksanakan PR ini selain diterapkan ke dalam setiap strategi, juga sebagai pegangan dalam melaksanakan tugasnya melakukan kegiatan yang sesuai dengan visi misi perusahaan tempat ia berada. Dari visi misi perusahaan tersebut maka dapat ditetapkan objective yang diinginkan.17 Dari sinilah seorang PR dapat menetapkan objective internal yang mendukung objective perusahaan secara menyeluruh. Objective ini dapat direalisasikan dengan menggunakan teknik-teknik komunikasi efektif yang dimiliki oleh PR.